В течении года, для решения своих задач, регистрируются  на нашем ЦКП  большое количество новых пользователей, а некоторые, наоборот — навсегда прекращают работу. В связи с этим для обеспечения контроля применяется процедура  запроса отчётов о проделанной работе и актуальной информации о дальнейшей работе, а также прекращения доступа к комплексу. Её суть в следующем:

• Каждой учетной записи сопоставляется дата (с точностью до дня и месяца) окончания доступа к вычислительным ресурсам. Или, другими словами, дата уточнения информации о пользователе. Например, для студентов это дата завершения обучения в бакалавриате/магистратуре. Для сотрудников ИЦиГ  — дата окончания гранта, либо дата окончания  контракта с институтом. Для «внешних» пользователей — дата окончания Договора о предоставлении услуг.
• За один месяц до этой даты на электронную почту, связанную с  данной учётной записи, начинают еженедельно автоматически высылаться предупреждения о скором прекращении доступа. Пользователь должен отреагировать на эти предупреждения, ответив на полученное письмо.
• При отсутствии ответа, либо, если его качество неудовлетворительно (например, не предоставлен отчёт о проделанной работе), после этой даты доступ будет автоматически заблокирован, все адреса электронной почты, ассоциированные с этой учётной записью, будут удалены из всех списков рассылки.
• Ещё через месяц все файлы этой учётной записи будут удалены.
• У каждого  пользователя имеется двухмесячный запас времени, чтобы отреагировать на предупреждения и принять меры для продления доступа. Этого вполне достаточно даже в случае, если человек находится в отпуске или в командировке.
• Удаление самой учётной записи производится не будет, вместо этого блокируется доступ.
• Хотя письма создаются и отправляются автоматически, без учёта конкретной ситуации, каждое полученное в ответ письмо будет рассматриваться индивидуально.
• Процедура применяется ко всем пользователям комплекса без исключения.

Несколько пояснений:

• Студентам доступ как правило предоставляется для выполнения ВКР, поэтому он ограничивается по времени соответствующим периодом. По истечении это времени им надо прислать отчёт о проделанной работе. После этого возможно временное продление доступа на несколько месяцев без составления новой заявки. Например, после защиты диплома бакалавра студент должен в июне/июле отчитаться независимо от того, собирается ли он в магистратуру. Если отчёта не будет, доступ прекращается. Если отчёт предоставлен, доступ может быть временно продлён до осени. В случае, если бакалавр становится магистрантом, ему нужно будет заново предоставить информацию о себе и о работе в соответствии с формой регистрации и доступ будет продлён на период обучения.
• Остальным пользователям (в том числе аспирантам) доступ предоставляется не более чем на два года.
• При запросе продления доступа не надо повторять слово в слово предыдущую заявку. Вместо этого при работе над той же темой объясните, чем планируемая работа будет отличаться от уже проделанной.